KSeF
KRAJOWY SYSTEM
E-FAKTUR
DEFINICJA KSeF, ETAPY WDROŻENIA, RODZAJE UPRAWNIEŃ, WYSYŁKA FAKTUR, INTEGRATOR Z KSeF
KSeF
KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR
KSeF to stworzony przez rząd Krajowy System e-Faktur, który pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Docelowo faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji na polskim rynku.
FORMAT E-FAKTURY
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) ma format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(1) opracowaną przez Ministerstwo Finansów. Tylko dokument w tym formacie można nazywać e-Fakturą.
WYSYŁKA E-FAKTURY
Aby wystawiona w programie sprzedażowym faktura była e-Fakturą w rozumieniu KSeF musi być w wysłana do KSeF oraz mieć odpowiedni format XML.
POBRANIE E-FAKTURY
Faktury kosztowe przedsiębiorca będzie mógł pobierać z KSeF, logując się bezpośrednio do systemu ministerstwa lub za pomocą komercyjnej aplikacji.
ETAPY WPROWADZENIA KSeF
Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzana jest etapami. Dzięki temu polscy przedsiębiorcy oraz producenci oprogramowania sprzedażowego mają czas na przygotowanie się do wprowadzenia KSeF.
Rok 2021
Rozpoczęcie okresu pilotażowego. Udostępnione wówczas środowisko testowe KSeF nadal jest dostępne dla podatników oraz dostawców oprogramowania.
1 stycznia 2022
Z KSeF można korzystać dobrowolnie. Przedsiębiorcy mogą obsługiwać KSeF i pracować na fakturach ustrukturyzowanych.
1 lutego 2026
Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla firm o obrotach przekraczających 200 mln zł działających na rynku B2B.
1 kwietnia 2026
Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców działających na rynku B2B.
ZMIANY
KTÓRE WPROWADZI KSeF
Wdrożenie KSeF wpłynie na przedsiębiorców i wymusi na nich zmiany w procesie obsługi sprzedaży. Najważniejsze zmiany dotyczyć będą:
Wdrożenia e-Faktury
Przechowywania faktur
Obrotu faktur
Przekazywania korekt
KAŻDA E-FAKTURA MUSI MIEĆ
NUMER KSeF
Każda faktura ustrukturyzowana po wysłaniu do KSeF otrzyma specjalny numer KSeF. Będzie on poświadczeniem, że dokument jest e-Fakturą i jest ważny z punkt widzenia polskiego prawa.
PRZEKAZYWANIE FAKTUR
WDROŻENIE KSEF ZAKŁADA POWSTANIE JEDNEJ OGÓLNOPOLSKIEJ BAZY DANYCH WSZYSTKICH FAKTUR
Wysyłka faktury do KSeF będzie równoznaczna z dostarczeniem jej do klienta. Podobnie w przypadku faktury korygującej. Wysłana do KSeF korekta nie będzie wymagała akceptacji jej przez adresata. Przedsiębiorca zostanie zwolniony z obowiązku przechowywania wszystkich faktur przez okres 5 lat. Dokumenty będę dostępne w KSeF.
KSeF
Wszystko, co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur będzie bazą wszystkich dokumentów handlowych funkcjonujących w polskim obrocie gospodarczym. Wdrożenie KSeF wpłynie na przedsiębiorców i wymusi na nich zmiany w procesie obsługi sprzedaży.
PODSTAWA PRAWNA
Akty prawne regulujące zasady wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce oraz dokumenty określające schemę (wzór) pliku XML faktury ustrukturyzowanej.
- Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
- Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
- Dokumentacja struktury logicznej e-Faktury FA(1)
UŻYTKOWNICY KSeF
Do korzystania z KSeF są uprawnieni:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT
- Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski numer NIP.
Użytkownikami KSeF może być m.in. także:
- Komornik sądowy lub organ egzekucyjny i wskazana przez te instytucje osoba fizyczna
- Osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną uprawniony przez podatnika lub wskazany w jego imieniu przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienia do dalszego nadawania uprawnień.
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski numer NIP.
UPRAWNIENIA KSeF
W KSeF wyróżniamy następujące rodzaje uprawnień:
- do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
- do dostępu do faktur ustrukturyzowanych lub do wystawiania faktur ustrukturyzowanych
- do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z art.106d ust.1 Ustawy o podatku od towarów i usług.
Poza podatnikiem uprawnienia do systemu KSeF może mieć biuro rachunkowe lub osoba fizyczna występująca w imieniu podatnika.
Aby nadać, zmienić lub odebrać uprawnienia do KSeF, należy skorzystać z oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie ksef.mf.gov.pl lub złożyć wniosek u naczelnika urzędu skarbowego.
- Bądź na bieżąco z najnowszymi informacjami o KSeF –
Najnowsze informacje
o KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to projekt Ministerstwa Finansów, który wciąż jest w fazie rozwojowej. Wiąże się to kolejnymi modyfikacjami w zakresie wytycznych KSeF. Sprawdź, czy wiesz o KSeF wszystko to, co powinieneś.
Obsługa KSeF
ZINTEGRUJ SWÓJ FIRMOWY SYSTEM Z OBSŁUGĄ KSEF
Jeśli w swojej firmie posiadasz już system do obsługi sprzedaży i chciałbyś wystawiane w nim faktury wysyłać do KSeF, masz trzy możliwości. Możesz zintegrować swój system do obsługi firmy i rozbudowywać go o obsługę KSeF lub skorzystać z gotowej integracji z KSeF w formie instalowanej na Twoim komputerze aplikacji Bramka KSeF lub przeglądarkowej aplikacji Integracja KSeF.
Wystaw fakturę
Wystaw fakturę tak, jak robisz to do tej pory.
Przeciągnij ją do aplikacji
Załaduj plik faktury do aplikacji przeglądarkowej lub desktopowej.
Poczekaj
Aplikacja wyśle fakturę lub paczkę faktur do KSeF.
Odbierz numer KSeF
Otrzymasz informację z numerem KSeF faktury.
Bramka KSeF oraz Integracja KSeF zaimportują także Twoje faktury kosztowe, które do KSeF wysłali Tobie kontrahenci. Faktury te będziesz mógł przenieść do swojego oprogramowania. Możesz otrzymywać powiadomienia o nowo zaimportowanych dokumentach kosztowych... A to tylko podstawowe możliwości naszych rozwiązań do integracji z KSeF.
Sprawdź nas
Przekonaj się, dlaczego warto nam zaufać
Dołącz do firm, które świadomie wybierają rozwiązania biznesowe.
INTEGRACJA KSeF
Najważniejsze cechy integracji
Integracja z KSeF powstała z myślą o firmach korzystających z systemów sprzedażowo-magazynowych, aplikacji do prowadzenia firmy, zarządzania produkcją i innych systemów biznesowych, także klasy ERP, które nie obsługują integracji z KSeF.
Integracja KSeF to aplikacja dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. Rozwiązanie to w żaden sposób nie ingeruje w wewnętrzy system firmy, w którym przedsiębiorstwo wystawia faktury. Fakturę lub paczkę faktur, które zostały wystawione w systemie firmy, wystarczy przeciągnąć do bramki. Dokumenty zostaną oznaczone jako gotowe do wysyłki do KSeF oraz wysłane w najbliższym cyklu synchronizacji. Import faktur wystawionych danemu podatnikowi w KSeF także odbywa się automatycznie. Faktury kosztowe z bramki KSeF można łatwo zaimportować do firmowego systemu.
Zasady przechowywania danych w Integracja KSeF reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych. Dane mogą być przetrzymywane w bramce przez określony umową okres, np. 1 miesiąc lub kasowane po wyeksportowaniu dokumentów z bramki. Integracja może zawierać także narzędzia umożliwiające czyszczenie bazy danych bramki na żądanie.
Dane przechowywane w Integracji KSeF są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Każdy użytkownik posiada własne hasło. Weryfikacja jest dwuetapowa – hasło użytkownika oraz jednorazowy kod pin wysyłany na adres e-mail. Weryfikacja może mieć także trzeci etap – kod wysyłany w wiadomość SMS na numer użytkownika. Połączenie z bazą danych jest szyfrowane algorytmem SSL. Serwery bazodanowe, na których przechowywane są dane niezbędne do integracji z KSeF, znajdują się w Polsce.
Integracja z KSeF zawsze wykonywana jest jako wdrożenie indywidualne. Wiąże się to z koniecznością zagłębienia się w procesy sprzedażowe danej firmy i analizę wystawianych przez nią faktur oraz porównanie ich ze schemą faktury ustrukturyzowanej wymaganej przez KSeF w procesie mapowania.
Na życzenie klienta BinSoft może udostępnić API potrzebne do wykonania automatycznej integracji z wewnętrznym systemem danej firmy.
BRAMKA KSeF
Najważniejsze cechy integracji
Bramka KSeF powstała z myślą o firmach korzystających z systemów sprzedażowo-magazynowych, aplikacji do prowadzenia firmy, zarządzania produkcją i innych systemów biznesowych, także klasy ERP, które nie obsługują integracji z KSeF.
Bramka KSeF to aplikacja desktopowa - instalowana na komputerze użytkownika. Rozwiązanie to w żaden sposób nie ingeruje w wewnętrzy system firmy, w którym przedsiębiorstwo wystawia faktury. Fakturę lub paczkę faktur, które zostały wystawione w systemie firmy, wystarczy przeciągnąć do bramki. Dokumenty zostaną oznaczone jako gotowe do wysyłki do KSeF oraz wysłane w najbliższym cyklu synchronizacji. Import faktur wystawionych danemu podatnikowi w KSeF także odbywa się automatycznie. Faktury kosztowe z bramki KSeF można łatwo zaimportować do firmowego systemu.
Zasady przechowywania danych w Bramka KSeF reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych. Dane mogą być przetrzymywane w bramce przez określony umową okres, np. 1 miesiąc lub kasowane po wyeksportowaniu dokumentów z bramki. Integracja może zawierać także narzędzia umożliwiające czyszczenie bazy danych bramki na żądanie.
Aplikacja jest instalowana na Twoim komputerze, dzięki czemu dostęp do niej możesz zabezpieczyć zgodnie ze standardami przyjętymi w Twojej firmie. Podczas wysyłki faktur do KSeF i odbioru z KSeF faktur kosztowych oraz UP KSeF aplikacja może komunikować się z serwerem BinSoft lub innym wskazanym przez Ciebie serwerem. Wybór serwera BinSoft zapewnia jest szyfrowane algorytmem SSL połączenie z bazą danych. Serwery bazodanowe, na których przechowywane są dane niezbędne do integracji z KSeF, znajdują się w Polsce.
Bramka KSeF to aplikacja desktopowa. Wystarczy pobrać ją swój komputer i od razu jest gotowa do pracy. Aplikacja posiada wersję darmową oraz kilka odpłatnych pakietów. Dzięki temu zainwestujesz w rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
Na życzenie klienta BinSoft może udostępnić API potrzebne do wykonania automatycznej integracji z wewnętrznym systemem danej firmy.
Kontakt
Skontaktuj się z nami
Władysława IV 35, 12-100 Szczytno
+48 89 624 58 80
kontakt@binsoft.pl